有些人很幸运，他们可以支持比自己不幸的人。在某些情况下，特别是在发达社区，人们很难找到人来提供帮助。
慈善机构的作用就在于此。慈善机构是合法注册的机构，可以提供医疗保健、福利、志愿服务、研究和康复（社会和民事）方面的帮助。他们拥有基础设施，可以确保您的慈善捐款能够到达需要这些支持的社区。为了维持运营，慈善机构必须对如何使用人们的慈善捐款保持高度透明。这使得记录管理成为慈善机构的一个非常重要的方面。以下是如何使其变得简单且真正负担得起。
慈善机构的复杂记录管理
慈善记录管理可能带来各种挑战，具体取决于国家、规模、目标群体、是否涉及医疗保健、是否有运营成本等。即使对于已经存在一段时间的慈善机构来说，这些挑战仍然是一个挑战。它们必须 准确的手机号码列表 受到严格监管，合规性是监管的重要组成部分。慈善机构需要管理这些类型的记录。
信托契约
治理记录
通信（包括电子邮件）
政策和主题文件
案件档案
会员记录
财务与资源
会计
筹款呼吁、账目和文献
财产记录和契约
人员和工作
根据《公司法》，慈善机构需要保留所有与收入相关的文件六年。
这是需要保留的大量文件。但是，Folderit DMS 可以 博茨瓦纳 电话号码 为您提供保留期限，在此期间，您可以保留文件任意一段时间，之后文件将不复存在，或者您可以随意处理它。这将确保文件安全，以备记录之用。
轻松实现合规
虽然慈善机构不必同意其员 顶级电子邮件圖書館 工的任何工资规定，但他们仍需要提供证据证明员工有能力履行其职责。这是为了防止数据或资源处理不当。
出于合规目的，您可以将任何审计员添加到一个文件夹中，他们只能以只读方式访问相关信息。同一系统应该能够维护审计跟踪，以便您知道谁在何时访问了您的系统。确保访问和合规的合法证据。您还可以确保只有获得授权的用户才能通过用户和用户组访问内容，这些权限之外的任何人都不会知道任何其他文件夹的存在。
資料保護
出于显而易见的原因，例如保护您帮助的人的尊严，保护捐赠者和捐赠记录也至关重要。为此，您需要 256 位银行级加密来保护您的数据，这些数据一式三份备份，并且仅通过 SSL 加密传输，确保未经官方授权的任何人都无法获得未经授权的访问权限。
文档
慈善组织需要向其董事会、捐赠者和潜在捐赠者通报他们所做的一切。为了实现这一点，您可以使用 Microsoft Office 365（需要单独订阅）与同事一起创建新闻稿，并使用 DocuSign（也需要单独订阅）获得必要的数字签名批准。
您还可以与客户合作，在 Microsoft Excel 上生成年度报告，并在 Microsoft Word 上整合其内容。每年都会向慈善委员会提交一份内容清单，您可以准备一份内容清单，与利益相关者分享，并直接获得他们对文档的反馈，以创建一份每个人都满意的清单。任何时候您需要提供证据，您都可以使用搜索功能来调用文档。您可以将所有相关文件放在一起调用，从而省去了逐个查找每个文件的工作量。您甚至可以扫描任何文档，因为 OCR 支持的搜索也会帮助您找到只读内容。
结论
每个慈善机构都应自行管理其记录。所有规则和条例都旨在确保捐赠者和慈善人士的捐款将用于帮助目标人群。为此，必须满足某些文档要求，并遵守相关条例。Folderit 可以帮助慈善机构简化文档管理行为，消除繁琐的流程，让慈善机构专注于做好工作。而且它的成本低于任何其他同类文档管理解决方案 — 整个组织只需 19 欧元！Folderit 确实是最实惠、最合适的慈善机构记录管理系统软件！
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