文档控制可能很麻烦，尤其是当组织没有制定政策，而且他们没有遵循最佳实践时。当组织是必须管理大量记录、资源和文档的企业时，这种麻烦会变得更加复杂。在这种规模下，缺乏文档控制或文档控制不足会造成合规性和运营方面的噩梦。
尽管有上述种种忧虑和警告，但解决方案和预防措施远没有问题本身那么复杂。您所需要的只是建立正确的系统和检查，以保持有效的文档控制。
什么是文件控制
文档控制是对文档进行系统管理，以确保整个文档生命周期的准确性、可追溯性、安全性和合规性。这涉及为创建、编辑、审阅、批准、存储、分发以及最终归档或删除文档建立适当的协议。
文档控制对于组织至关重要，因为它可以确保合适的人能够访问正确版本的文档，从而减少错误并提高法规遵从性。
文件控制的关键要素包括：
- 版本控制：跟踪文档的更改以确保所有团队成员都使用最新版本。
- 访问控制：根据用户角色限制对敏感文档的访问，确保只有授权人员可以查看、编辑或批准它们。
- 审计跟踪：保留访问或修改文档的人员的详细日志，这对于法律和监管审计至关重要。
- 文件保留：根据行业或法律要求，定义在存档或删除之前应保留文件的时间。
此外，文档控制系统对于医疗保健、金融、制造业和法律服务等合规密集型行业至关重要，因为遵守 ISO、HIPAA 或 GDPR 等标准至关重要。
评估现行文件控制程序
在继续改进协议和标准操作程序之前，重要的是评估您当前的 电话数据 文档管理和控制方法以及它们可能存在哪些差距。您当前的系统可能涉及模拟和数字存储的组合，以及基本协议，这些协议可能在所有部门和职能部门中执行不严格或无效。
在迁移到新系统之前，您的质量经理应评估这些现有的文档控制程序，并将当前协议与最佳实践进行比较，并寻找文档控制和管理一致且精简的实例。这些一致且精简的实例可以作为衡量效率的内部基准。
文档控制最佳实践
1. 集中式文档存储库
将所有文档集中在一个文档管理系统 (DMS) 中对于保持整个 次性回答这些查询从多种内容格式中提取信息 组织的一致性和轻松检索非常重要。集中式存储库可避免文档重复、减少数据孤岛并确保所有用户都能在正确的时间访问正确的内容。借助基于云的 DMS 平台（如 Folderit），组织可以安全、实时地访问不同地点和部门的员工的文档，从而提高协作和生产力。
2. 版本控制和审计跟踪
版本控制可防止混淆哪个文档版本是最新的，尤其是在 BWB名录 协作环境中。像Folderit这样的 DMS提供自动版本控制和详细的版本历史记录和控制等功能，可跟踪更改并安全存储所有版本以供审计。这使得所有团队都在使用最新批准的版本，同时还保留了文档更改的审计线索，这对于法规遵从性至关重要。
3. 文档路由的自动化工作流程
自动化工作流程是改善文档控制的关键功能。它们确保文档在创建、审查和批准过程中高效流动。使用条件路由（例如批准、文件夹标签和基于角色的路由），可以根据预定义的规则自动将文档发送给正确的利益相关者，从而简化审批并减少瓶颈。这种自动化可以大大减少文档处理所需的时间。
4.基于角色的访问控制（RBAC）
适当的文档控制还涉及根据用户角色限制访问权限。并非所有员工都需要对敏感文档拥有相同级别的访问权限。像 Folderit 这样的高级 DMS 允许管理员定义细粒度的权限，确保只有授权人员才能查看、编辑或共享特定文档。这不仅可以提高安全性，还可以降低未经授权更改的风险。
5. 文件保留与合规性
自动化文档保留和支持政策对于法规遵从性至关重要。任何优秀的 DMS 都应自动管理保留计划，并在文档达到其所需生命周期的末尾时将其归档或删除。这有助于企业避免因保留文档时间过长而导致的不合规问题。自动化可确保无需人工干预即可遵守保留计划，从而最大限度地减少人为错误。
6. 定期审计和合规检查
维护合规的文档控制系统还需要组织定期对其文档管理流程进行审计。这样做是为了确保所有政策都得到遵守，并且文档符合监管标准。审计还有助于识别系统中需要解决的低效率或漏洞。像 Folderit 这样的 DMS 可以通过提供详细的审计跟踪、记录从创建到最终批准的每一次文档交互来简化此过程。
7. 与员工培训相结合
当采用新的和改进的文档管理系统时，必须对员工进行有关新系统的新文档或更新文档的培训。将文档控制与员工培训系统集成可以自动跟踪谁已完成更新政策或程序的培训。
8.数据安全和加密
鉴于对数据隐私和安全的日益重视，用于文档控制的高级 DMS 应包含256 位 SSL 加密和安全数据传输，以保护敏感信息。无论是个人数据还是知识产权，组织都必须确保文档在存储和传输过程中都经过加密，这有助于防止未经授权的访问或泄露。此外，使用基于云的 DMS 可提供冗余和灾难恢复功能，允许将数据备份到安全的异地位置。
9.合规报告的自动化
自动化在合规报告中发挥着重要作用。DMS 可以自动生成详细说明文档历史记录、批准和用户交互的报告。这些报告在外部审计期间非常重要，可确保组织遵守监管机构的规定，尤其是那些处罚严厉的监管机构，例如萨班斯-奥克斯利法案 (SOX)、HIPAA 或 GDPR。
此外，这些流程的自动化减少了管理负担并加快了审计期间的响应时间。
通过坚持这些最佳实践，组织可以改进其文档控制流程和合规性，简化工作流程并安全地管理敏感信息。
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