接听电话的最佳方式

作者： Matt Cates

以最佳方式接听电话并不总是那么简单。毕竟，第一印象不会给你第二次机会。如果你与客户的第一次互动不顺利，你可能再也没有第二次机会了。

通常，潜在客户第一次接触您的业务是接听电话通过电话，而第一印象从您接听电话的那一刻开始。为了帮助确保您为您的业务提供最好的服务，我们简要介绍了接听电话和与每位来电者建立信任的最佳方式。让我们开始吧！

接听电话时，请确保您……
诚挚问候！
这似乎很明显，但提供真诚、友好的问候至关重要。

人类对他人声音和语调的敏感度极高

很容易辨别说话者的情绪和情感。事实上，研究表明，声音传达的情感与面部表情一样多，甚至更多！

因此，问候语——以及问候语的语气——是您在赢接听电话得客户忠诚度的游戏中迈出的第一步。这是建立有意义的联系的至关重要的第一步。

无论是谁接听您的电话，都应该接受培训，以愉快而自信的表情接听，例如“感谢您的来电”和您的公司名称，然后以热情但不慌张的方式回答“有什么可以为您效劳的？”

准备好回答常见问题
预测客户打电话的最常见原因——关于您的产品、服务、价格、折扣或促销、营业时间、位置和路线、停车等的问题。他们甚至可能会打电话寻找特定的人或部门来交谈。

整理一份常见问题列表和/或客户支持矩阵以供参考。确保接听电话的人都可以轻松访问这些问题和答案，以便他们能够高效、一致地做出回应。

与双语客户沟通
在美国，约有 4200 万人以西班牙语为第一语言，超过 1500 万人以西班牙语为第二语言。

拥有如此多的双语潜在客户，能够用他们喜欢的语言与他们联系是明智之举。因此，Ruby 提供双语虚拟接待员计划，帮助公司扩大业务范围。

利用合适的团队
说到虚拟接待员，使用我们的服务的主牙医主管要好处之一是我们的代理经过培训，可以给人留下良好的第一印象。我们将每一次对话都变成一个商机！

并确保您不会…
只是说声“嗨”
简单地说“嗨”或“你好”会浪费给人留下更深刻第一印象的机会。

这虽然没有接待员简妮问的“捉鬼敢死队，您需要接听电话什么？”那么糟糕，但这可能会向打电话的人传达错误的信息，对方可能会认为这是不专业的，或者只是懒惰。

关键是要及时接听，然后花足够的时间提供愉快、专业的问候，不会让来电者感到匆忙或觉得他们给您带来了不便。没有什么比匆忙的问候更能疏远来电者了，这种问候会发出您还有其他事情要做的信号。

让呼叫者感觉他们是您的首要任务。

基于上述情况，如果您或您的员工在喝咖啡或吃零食时接听电话，这会告诉来电者什么？也许这说明您的专业水平没有达到他们的预期。

展现专业形象是关键，同时还要保持专注并积极倾听客户的需求。没有人喜欢因为对方不注意而重复自己的话！

让电话转至语音信箱
如今，客户很没有耐心。如果您所在的地区有多接听电话家提供类似产品或服务的企业，那么接到您语音邮件的来电者很可能会按照名单继续拨打下一家企业。

错过潜在客户联系就等于潜在收入损失——而这只是您指导我决策的情境的电话转入语音信箱所带来的负面影响之一。因此，除非您赚得盆满钵满，有能力忽视新客户，否则我们建议您不要让电话无人接听。

下班后让来电者继续等待
在 2500 万个电话中，约有 134 万个是在正常工作时间后打来的。这些电话大部分来自潜在客户和潜在客户，以及已知联系人（供应商、合作伙伴）和现有客户。

即使您有全职的内部接待员，他们也有可能在某个时候必须回家！

但这并不意味着您在下班后必须让来电者等待。如果您 ar 号码接听电话需要下班后的支持，我们的虚拟接待员将全天候待命，确保您的客户始终与真人保持联系。